Administración de disputas
Agregar una disputa a EMP - Los siguientes pasos detallan cómo ingresar una disputa en el Portal de Administración de Equipo (EMP) después de que un usuario ha determinado que se requiere una disputa y que la disputa ya se presentó con el proveedor correspondiente. Nota: ingresar una disputa en EMP no presenta una disputa con un proveedor.
Desde la pantalla de detalles del elemento de línea, haz clic en la pestaña “Dispute Line Item”.
Luego se le mostrará al usuario el formulario de Dispute Line Item. El usuario llenará los siguientes campos:
a. Dispute Reason Code (se pueden seleccionar varios motivos)
b. Description – El usuario dará más detalle sobre el motivo de la disputa
c. Amount Disputed – El usuario capturará el monto que se está disputando
d. Expiration (in days) – El número de días antes de que la disputa expire. Note – El campo se llena por defecto con 30 días pero se puede editar
e. Dispute Filed Date – La fecha en que la disputa se registró con el proveedor
f. Attach Supporting Documents – Los usuarios pueden adjuntar documentación de soporte. Note – El tamaño del archivo no puede exceder 3MB.
Una vez que todos los campos se hayan llenado, el formulario se verá más o menos como lo siguiente:
Luego el usuario va a hacer clic en “Create” para agregar la disputa a EMP.
Editar un registro de disputa existente
Una vez que se reciba una respuesta de la disputa, el usuario va a tener que editar/actualizar cualquier registro de disputa existente con los datos de esa respuesta.
1. Desde la página de detalles del artículo de línea, haz clic en la pestaña Dispute Line Item y luego haz clic en Edit.
El usuario notará que los datos capturados anteriormente ahora están disponibles para editarse, junto con algunos campos adicionales. El usuario va a actualizar/agregar datos en los siguientes campos:
a. Código de motivo de disputa
b. Descripción
c. Monto en disputa
d. Vigencia (en días)
e. Fecha de presentación de la disputa
f. Monto aceptado – El monto que el proveedor aceptó.
g. Fecha de respuesta – Fecha en que se recibió la respuesta.
h. Resultado de la disputa
i. Aceptada
ii. Rechazada
iii. Refutación
Cuando se hayan agregado o actualizado todos los datos, el usuario va a dar clic en Actualizar.
Revisión de vencimiento de disputas
Para ver las disputas que están por vencer, haz clic en el botón Disputas por vencer.
Luego se le mostrará al usuario la ventana de Disputas por vencer. Nota que solo se muestran las disputas con SEAS. Si el usuario estuviera filtrado a cualquier otra región, solo se mostrarían esas disputas.
Si el usuario quiere Ver y luego Editar la Disputa, dará clic en el botón “View”, lo que abrirá la ventana de Dispute Line Item donde podrá seleccionar “Edit” para actualizar la Disputa.
