Guía de operaciones para resolver problemas de facturación
Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para que el personal de operaciones resuelva problemas de facturación y garantice una cobranza precisa.
1. Problemas con el ID de rastreo
Problema: Faltan IDs de rastreo porque las órdenes no están ligadas a un EDI load tender, lo que provoca errores en la facturación.
Solución: Ligar manualmente el EDI pegando el ID de rastreo de la pantalla de EDI load tender en el campo de referencia de la orden bajo BillTo en la orden.
Acción:
Contactar a los gerentes regionales para identificar las órdenes afectadas.
Confirmar que las órdenes no se hayan capturado manualmente sin liga de EDI.
Capturar el ID de rastreo que viene del EDI load tender
2. Fuel Surcharge (FSC)
Problema: porcentajes de recargo por combustible incorrectos o faltantes.
Solución: volver a calificar las órdenes usando los porcentajes de combustible actualizados con base en la tabla de combustible de KN.
Acción:
Escribe una “R” en el campo SPQ para volver a calificar y aplicar los valores correctos de combustible.
Revisa con el equipo de Combustible para asegurarte de que las tarifas estén bien cargadas.
Escala a IT si las tarifas todavía no se llenan correctamente. (Excluyendo tarifas all-in)
3. Tarifas de cargos entre sucursales y accesorios (T300)
Problema: Tarifas T300 faltantes o sobrescritas que resultan en discrepancias de facturación.
Solución: Actualizar manualmente los cargos adicionales para corregir los valores.
Acción:
Borrar el cargo adicional incorrecto en F8 y luego volver a agregar ese cargo adicional con la tarifa correcta en las órdenes afectadas. NO sobrescribir la tarifa.
Asegúrate de que las tarifas coincidan con las combinaciones correctas de ALT SHIP y CID.
4. Tarifas de Punto a Punto (P2P)
Problema: Tarifas P2P faltantes o no válidas, a menudo causadas por cambios de región o por carriles no configurados.
Solución: Volver a calificar las órdenes después de actualizar o corregir la información del carril.
Acción:
No sobrescribas un código LP si cambia la ubicación de entrega.
Pide una nueva orden de trabajo al equipo de K&N Dray si cambia la ubicación de entrega.
El equipo de K&N Dray tendrá que agregar las tarifas faltantes para las ubicaciones actualizadas.
Vuelve a calificar las órdenes después de que se hagan los cambios.
Escala las brechas P2P específicas por región a KNDedicated@imcc.com
5. Comunicación y Escalación
CUENTAS CLAVE
CUENTAS FAK
(Estas son específicas de la región IMC)
REEFER/HEALTHCARE ACCOUNTS
TRANSLOAD ACCOUNTS
Contacto(s) principal(es):
Mitchell McKinney – Escalaciones y manejo de excepciones
Josh Stowers – Enlace EDI y apoyo con facturación (Manager - FAK)
Alexa Castorina – Enlace EDI y apoyo con facturación (Manager - Healthcare)
Alexa Castorina – Enlace EDI y apoyo con facturación (Manager - Key Accounts)
Lorraine Schirripa – Enlace EDI y apoyo con facturación (Manager - Transload)
Laura Balmaceda – Ajustes manuales y correcciones de configuración de tarifas
