Para acceder al Portal de Auditoría de Docs, ve a:
Al abrir el portal, “Rejected” es el estatus predeterminado. El estatus actual se mostrará en la parte superior central de la página. (Como se muestra abajo)
Los usuarios tendrán cinco (5) estatus para elegir en el menú desplegable “DocAudit” ubicado en la parte superior derecha de la página al abrir el portal. Da clic izquierdo en el menú desplegable y luego clic izquierdo en el nombre del estatus que quieras para seleccionarlo. (Como se muestra abajo)
NOTA: Excepto por el estado de “Rejected”, Operaciones tendrá acceso de “Solo lectura” a las demás selecciones del menú desplegable.
Para Audit a un Pro en particular con estado “Rejected”, haz clic izquierdo en la línea para abrir la ventana de visualización del documento y, si aplica, de acciones. (Ver ejemplo abajo)
Los “Details” del Pro se mostrarán (como arriba), incluyendo el Pro # e información de BillTo. Haz clic izquierdo en el encabezado de “Sales” para ver las ventas accesorias T300. (Como abajo)
Haz clic izquierdo en el encabezado de “Approved Documents” para ver cualquier documento aprobado previamente. (Como se muestra abajo)
El tipo de documento de los documentos aprobados previamente se mostrará seguido por el userid de la persona que aprobó, con la fecha y hora de aprobación. Haz clic izquierdo en cualquier documento aprobado para mostrarlo en la ventana del visor. El documento aprobado que elijas se mostrará con un borde azul y una marca de verificación que indica la vista actual. (Como se muestra abajo)
Para ver la razón por la que el documento seleccionado está rejected, haz clic izquierdo en el encabezado de “Comments”. (Como se muestra abajo)
NOTE: Si quieres ingresar comentarios relacionados con la razón del rechazo del documento, escríbelos en el campo “Leave a comment here” de arriba y luego haz clic izquierdo en el botón “Submit”. Los comentarios no son obligatorios.
Haz clic izquierdo en el botón de “Cancel” en la parte de abajo de la página para regresar a la lista de Rejected Docs. (Como se muestra abajo)
Para Operaciones, hay dos acciones que se pueden hacer cuando se ven documentos “Rejected”:
1) Reclasificar el documento
2) Anular el documento
1) - Después de revisar, si un documento fue rechazado pero es válido y necesita volverse a enviar para que lo auditen otra vez, primero haz clic izquierdo en la flecha del menú desplegable a la derecha de “Reclassify Document” y selecciona la clasificación correcta del documento. (Como se muestra abajo)
Luego, haz clic izquierdo en el botón verde de “Resubmit” que está en la parte de abajo de la página. (Como se muestra abajo)
La ventana de “Resubmit Modal” que ves abajo va a aparecer. Es obligatorio ingresar un “Resubmit Comment”. Escribe el comentario en el campo (mínimo 5 caracteres) y luego haz clic izquierdo en el botón “Confirm”. El botón “Confirm” se va a activar (y se pondrá verde) cuando se capture el mínimo de caracteres. Para cancelar el proceso, haz clic izquierdo en el botón rojo “Cancel”. (Como se muestra abajo)
NOTE: Los documentos que se reclasifican y se vuelven a enviar se moverán de inmediato al estado “Pending” en el menú desplegable, de vuelta a la fila de auditoría. (Como se muestra abajo)
2) - Al investigar, si un documento fue rechazado y no aplica para el Pro asociado, se debe Void. Primero, da clic izquierdo en el botón negro “Void” ubicado en la parte de abajo de la página. (Como se muestra abajo)
Se abrirá la ventana emergente “Void Modal” que se muestra abajo. Se requiere un “Void Comment”. Escribe el comentario en el campo (mínimo 5 caracteres) y luego da clic izquierdo en el botón “Confirm”. El botón “Confirm” estará activo (y se pondrá verde) una vez que se capture el mínimo de caracteres. Para abortar el proceso, da clic izquierdo en el botón rojo “Cancel”. (Como se muestra abajo)
NOTA ESPECIAL: Antes de anular un documento, si se tiene que subir a otro Pro, usa el botón “Save” que está en la parte de arriba de la pantalla. (Como se muestra abajo) Una vez descargado, el documento se puede soltar en SmartDoc.
NOTA: Los documentos que se anulan se moverán de inmediato al menú desplegable de estatus “Void”. (Como se muestra abajo)
NAVEGACIÓN: Al revisar los documentos rechazados, si aplica, haz clic izquierdo en la flecha derecha ubicada a la mitad del lado derecho de la página para pasar al siguiente documento (o siguiente Pro). El número del documento actual se mostrará en la parte inferior izquierda de la página. (Como se muestra abajo)
A la inversa, haz clic izquierdo en la flecha izquierda ubicada a la mitad del lado izquierdo de la página para regresar al documento anterior (o Pro anterior). (Como se muestra abajo)
Al avanzar entre los Pros, cuando se muestre el último documento aparecerá una ventana emergente que le avisará al usuario que llegó al final y lo llevará de regreso a la Lista de elementos anterior.
