Guía de operaciones para resolver problemas de facturación
Esta guía ofrece instrucciones paso a paso para que el personal de operaciones resuelva problemas de facturación y asegure una cobranza precisa.
1. Problemas con el ID de rastreo
Problema: Faltan IDs de rastreo porque las órdenes no están vinculadas a un EDI load tender, lo que provoca errores de facturación.
Solución: Vincula manualmente el EDI pegando el ID de rastreo desde la pantalla de EDI load tender en el campo de referencia de la orden bajo BillTo en la orden.
Acción:
Contacta a los gerentes regionales para identificar las órdenes afectadas.
Confirma que las órdenes no fueron ingresadas manualmente sin el enlace EDI.
Ingresa el ID de rastreo desde el EDI load tender
2. Recargo por combustible (FSC)
Problema: porcentajes de recargo por combustible incorrectos o faltantes.
Solución: vuelve a calificar las órdenes usando los porcentajes de combustible actualizados basados en el KN fuel schedule.
Acción:
Escribe una ‘R’ en el campo SPQ para volver a calificar y aplicar los valores de combustible correctos.
Confirma con el equipo de Fuel para asegurarte de que las tarifas estén ingresadas correctamente.
Escala a IT si las tarifas todavía no se llenan correctamente. (Excluyendo tarifas all-in)
3. Tarifas de Interbranch and Accessorial Charges (T300)
Problema: Tarifas T300 faltantes o reemplazadas que resultan en discrepancias de facturación.
Solución: Actualizar manualmente los cargos adicionales para corregir los valores.
Acción:
Borra el cargo adicional incorrecto en F8 y luego vuelve a agregar ese cargo adicional con la tarifa correcta en las órdenes afectadas. NO sobrescribas la tarifa.
Asegúrate de que las tarifas coincidan con las combinaciones correctas de ALT SHIP y CID.
4. Tarifas Punto-a-Punto (P2P)
Problema: Tarifas P2P faltantes o no válidas, a menudo causadas por cambios de región o por lanes no configuradas.
Solución: Volver a calificar las órdenes después de actualizar o corregir los datos del lane.
Acción:
No sobrescribas un código LP si cambia la ubicación de entrega.
Pide una nueva orden de trabajo al equipo de K&N Dray si cambia la ubicación de entrega.
El equipo de K&N Dray tendrá que agregar las tarifas faltantes para las ubicaciones actualizadas.
Vuelve a calificar las órdenes después de que se hagan los cambios.
Escala los vacíos P2P específicos de región a KNDedicated@imcc.com
5. Comunicación y escalamiento
CUENTAS CLAVE
CUENTAS FAK
(Estas son específicas de la región IMC)
CUENTAS REEFER/ATENCIÓN MÉDICA
CUENTAS DE TRANSLOAD
Contacto(s) clave:
Mitchell McKinney – Escalaciones y manejo de excepciones
Josh Stowers – Enlace EDI y ayuda con facturación (Manager - FAK)
Alexa Castorina – Enlace EDI y ayuda con facturación (Manager - Healthcare)
Alexa Castorina – Enlace EDI y ayuda con facturación (Manager - Key Accounts)
Lorraine Schirripa – Enlace EDI y ayuda con facturación (Manager - Transload)
Laura Balmaceda – Ajustes manuales y correcciones de configuración de tarifas
