Para acceder al Portal de Auditoría de Documentos, ve a:
Si tienes Permisos de Aprobador de Contabilidad de Ingresos, al abrir el portal, “Pending” es el estado predeterminado. El estado actual se mostrará en la parte superior central de la página. (Como se muestra abajo)
Los usuarios tendrán cinco (5) estados para elegir en el menú desplegable “DocAudit” ubicado en la parte superior derecha de la página al abrir el portal. Haz clic izquierdo en el menú desplegable y luego haz clic izquierdo en el nombre del estado que quieras para seleccionarlo. (Como se muestra abajo)
Para auditar un Pro en estado “Pending”, haz clic izquierdo en la línea para abrir la ventana de visualización del documento y (si aplica) de acciones. (Ver ejemplo abajo)
Los “Details” del Pro se mostrarán (como arriba), incluyendo el Pro # y la información de BillTo. Haz clic izquierdo en el encabezado “Sales” para ver las ventas accesorias T300. (Como abajo)
Haz clic izquierdo en el encabezado “Approved Documents” para ver cualquier documento aprobado previamente. (Como abajo)
El tipo de documento de los documentos aprobados previamente se va a mostrar seguido por el userid del aprobador con la fecha y hora de aprobación. Haz clic izquierdo en cualquier documento aprobado para mostrarlo en la ventana del visor. El documento aprobado seleccionado se va a mostrar con un borde azul y una marca de verificación que indica la vista actual. (Como se muestra abajo)
NAVIGATION: Cuando audites los documentos "Pending", si aplica, haz clic izquierdo en la flecha derecha ubicada en la parte media derecha de la página para ir al siguiente documento (o siguiente Pro). El número de documento actual se va a mostrar en la parte inferior izquierda de la página. (Como se muestra abajo)
A la inversa, haz clic izquierdo en la flecha izquierda ubicada en la parte media izquierda de la página para ir al documento anterior (o Pro anterior). (Como se muestra abajo)
Haz clic izquierdo en el botón “Cancel” en la parte de abajo de la página para regresar a la lista de Docs “Pending”. (Como abajo)
Si quieres Skip el proceso de auditoría en un documento, haz clic izquierdo en el botón “Skip” que está en la parte de abajo de la página. (Como abajo)
La ventana “Skip Modal” de abajo va a aparecer. Se requiere un “Skip Comment”. Escribe el comentario en el campo (mínimo de 5 caracteres) y luego haz clic izquierdo en el botón “Confirm”. El botón “Confirm” va a estar activo (y se pondrá en verde) cuando se ingrese el mínimo de caracteres. Para abortar el proceso, haz clic izquierdo en el botón rojo “Cancel”. (Como abajo)
Si notas que un documento acaba de clasificarse incorrectamente, puedes usar la flecha del menú desplegable "Reclassify Document" para seleccionar la clasificación correcta y luego hacer clic izquierdo en el botón "Approve" ubicado en la parte inferior de la pantalla. En el ejemplo de abajo, el documento que se está auditando fue clasificado como un "Work Order" pero se determinó que el documento era un "Bill of Lading".
Rechazar un documento- Si un documento no pasa la auditoría, se debe "Rejected". Cuando estés viendo el documento, haz clic izquierdo en el botón rojo "Reject" ubicado en la parte inferior de la página. (Como se muestra abajo)
La ventana de “Rejection Modal” de abajo aparecerá.
Empieza a escribir el motivo del rechazo en el campo “Reason for Rejection*” para encontrar el código deseado o usa el menú desplegable para localizarlo y seleccionarlo. Una vez que se haya seleccionado un Reason, haz clic izquierdo en el botón “Confirm”. De lo contrario, haz clic izquierdo en el botón “Cancel” para regresar a la pantalla anterior. (Como se muestra abajo)
Haz clic izquierdo en la pestaña “Comments” cuando se seleccione un Pro para ver y confirmar el motivo de rechazo de dicho documento. (Como se muestra abajo)
Comentarios adicionales se pueden ingresar en el campo de “Leave a comment here” de arriba, luego haz clic izquierdo en el botón “Submit”. Los comentarios no son obligatorios. (Ejemplo abajo)
