Guide des opérations pour résoudre les problèmes de facturation
Ce guide donne des instructions étape par étape pour que l’équipe des opérations règle les problèmes de facturation et s’assure que la facturation est exacte.
1. Problèmes de numéro de suivi
Problème : numéros de suivi manquants parce que les commandes ne sont pas liées à une demande de chargement EDI, ce qui entraîne des erreurs de facturation.
Solution : Lier manuellement l’EDI en collant le numéro de suivi à partir de l’écran de demande de chargement EDI dans le champ de référence de commande sous le BillTo dans la commande.
Action :
Communiquer avec les gestionnaires régionaux pour identifier les commandes touchées.
Confirmer que les commandes n’ont pas été entrées manuellement sans lien EDI.
Entrer le numéro de suivi à partir de la demande de chargement EDI
2. Surcharge de carburant (FSC)
Problème : Pourcentages de surcharge de carburant incorrects ou manquants.
Solution : Recalculer les commandes en utilisant les pourcentages de carburant mis à jour selon le calendrier de carburant KN.
Action :
Tape un « R » dans le champ SPQ pour recalculer et appliquer les bonnes valeurs de carburant.
Vérifie avec l’équipe Carburant pour t’assurer que les tarifs sont bien entrés.
Escalade au service TI si les tarifs ne se remplissent toujours pas correctement. (À l’exception des tarifs tout inclus)
3. Tarifs intersuccursales et frais accessoires (T300)
Problème : Taux T300 manquants ou remplacés, ce qui entraîne des écarts de facturation.
Solution : Actualiser manuellement les frais accessoires pour qu’ils correspondent aux bonnes valeurs.
Action :
Supprime le frais accessoire incorrect dans F8, puis ajoute de nouveau ce frais accessoire avec le bon taux sur les commandes touchées. NE PAS écraser le taux.
Assure-toi que les taux correspondent aux bonnes combinaisons ALT SHIP et CID.
4. Taux Point à point (P2P)
Problème : taux P2P manquants ou invalides, souvent causés par des changements de région ou des voies non configurées.
Solution : refaire la tarification des commandes après avoir mis à jour ou corrigé les données de la voie.
Action :
Ne pas écraser un code LP si le lieu de livraison change.
Demander un nouveau bon de travail à l’équipe K&N Dray si le lieu de livraison change.
L’équipe K&N Dray devra ajouter les taux manquants pour les lieux mis à jour.
Refaire la tarification des commandes après les changements.
Acheminer les écarts P2P propres à une région à KNDedicated@imcc.com
5. Communication et escalade
GRANDS COMPTES
COMPTES FAK
(Ceux-ci sont propres à la région IMC)
COMPTES RÉFRIGÉRÉS/SANTÉ
COMPTES DE TRANSBORDEMENT
Personne(s) clé(s) à contacter
Mitchell McKinney – Gestion des escalades et des exceptions
Josh Stowers – Lien EDI et aide à la facturation (Gestionnaire - FAK)
Alexa Castorina – Lien EDI et aide à la facturation (Gestionnaire - Soins de santé)
Alexa Castorina – Lien EDI et aide à la facturation (Gestionnaire - Grands comptes)
Lorraine Schirripa – Lien EDI et aide à la facturation (Gestionnaire - Transload)
Laura Balmaceda – Ajustements manuels et corrections de configuration de la tarification
